Treinamentos e encontros de integração são investimentos que a empresa faz em seus funcionários e envolvem planejamento, custos e tempo. Por isso, é no mínimo frustrante para o RH preparar um evento maravilhoso e poucas pessoas comparecerem. Uma das causas deste não comparecimento pode estar em um elemento que é negligenciado: o convite.

Como é que você convida os possíveis participantes? Envia um email? Dois? Três? Vinte? E o pessoal ainda diz que não recebeu o email ou que esqueceu do evento?

Ao invés de culpá-los, procure entender estes “convidados”. Quantos emails uma pessoa recebe por dia? Quantos são relevantes? E quantas outras tarefas esta pessoa deve cumprir? Não é de se admirar que o convite fique perdido em meio a tantas outras mensagens.

Se o grupo é pequeno (até 30 pessoas, por exemplo), você pode enviar um convite “concreto” de papel. Mas também ele corre o risco de se perder caso seja “protocolar”, impessoal. As pessoas gostam de ser surpreendidas e isso também dá o tom de como elas vão comparecer ao evento, se com boas ou más expectativas.

Uma sugestão: envie uma peça de um quebra-cabeças com um cartão com um texto parecido com este: “Você, Fulano, é peça fundamental para que nosso encontro fique completo. Traga suas ideias e sua disposição para construirmos uma ideia completa de nossa empresa”. Você pode deixar este convite ainda mais pessoal escrevendo as características da pessoa (traga sua linda voz, seu violão, sua capacidade crítica, seu conhecimento de estatística…) ou o objetivo do encontro (“… para construirmos este quebra-cabeças que é o planejamento estratégico da empresa”, por exemplo).

Pode acrescentar também: “Traga a peça e não se atrase! Este puzzle será montado logo no início das atividades.” Com esta informação, aumentará também a pontualidade dos participantes.

Bem, mas se o grupo é muito grande? Distribuir as peças poderia ser uma missão! Então que tal criar uma espécie de Advents Kalendar? Este calendário é uma tradição alemã natalina. Do dia 1º ao dia 24 de dezembro as crianças abrem “janelinhas” em um calendário e cada uma tem uma surpresa gostosa (uma balinha, por exemplo).

O Advents Kalendar de seu treinamento pode ser virtual e cada janelinha seria um link para algo curioso, relacionado com o tema do treinamento, de preferência. Pode ser um desafio, um filme, um música, um jogo, etc. A ideia é que a pessoa goste e comente com seus colegas, que também farão o treinamento. Assim se cria uma expectativa positiva para a data.

Outra possibilidade é já envolver os participantes antes mesmo do treinamento começar. Se equipes diferentes irão participar, faça com que elas criem uma história coletiva. Por exemplo: se a empresa for um hotel, o RH começa o texto apresentando dois hóspedes típicos chegando ao hotel. Diz o nome, a idade, os interesses, etc. Daí lança perguntas que outra equipe irá responder (o que estes clientes farão na cidade? Quais as dificuldades que eles encontrarão? Como nosso hotel pode ajudá-los e tornar a experiência mais fácil e positiva?). Este novo texto será passado para outra equipe, com outras perguntas. A comunicação por email pode ficar também em uma área comum ( o relógio ponto, por exemplo), para que todos acompanhem a novela.

O objetivo destes convites não é apenas lembrar os possíveis participantes do evento, mas criar uma expectativa positiva e apontar para o fato de que eles são corresponsáveis pelas atividades. Ninguém quer ser apenas “mais um” convidado. Este é um momento para a pessoa se sentir especial!

Estas dicas foram úteis? Registre abaixo suas experiências e dificuldades. A Mókpi quer ajudar você a turbinar seus treinamentos, do convite ao encerramento.